RODO i Ochrona Sygnalistów

Wdrożenie RODO pit4

Wdrożenie RODO to proces, przez który musi przejść każda firma lub organizacja przetwarzająca dane osobowe. Obowiązek ten wynika z wejścia w życie unijnego rozporządzenia o ochronie danych RODO. Celem wdrożenia RODO jest zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych i legalności przetwarzania. Proces wdrożenia RODO składa się z kilku etapów, wśród których znajdują się m.in. audyt, sporządzanie dokumentacji, wdrożenie procedur oraz szkolenie pracowników.

Zakres usług

Przeprowadzanie audytu:

całościowy – kompleksowa kontrola zgodności działań organizacyjnych z przepisami RODO i ustaw krajowych,
obszaru lub procesu – zakres określony przez klienta,
podmiotu przetwarzającego – usługa dla administratora, który powinien sprawdzić, czy procesor, któremu powierzył dane postępuje zgodnie z przepisami RODO oraz zawartą umową powierzenia.

Przygotowanie niezbędnej dokumentacji:
- polityki, procedury, rejestry, formularze, zabezpieczenia.
Wsparcie poprzez outsourcing IOD lub dedykowanego eksperta.
- Propozycja dla podmiotów, w których nie wyznaczono Inspektora, a potrzebują stałego wsparcia w tym zakresie.
Konsultacje, które podpowiedzą jakie rozwiązanie będzie najlepsze dla biznesu konkretnego klienta np. pomoc w negocjacjach umów powierzenia.
Przygotowywanie firmy do kontroli UODO i pomoc podczas kontroli.
Organizacja szkoleń, konferencji i warsztatów w zakresie ochrony danych, weryfikacja wiedzy pracowników.
Zawsze uwzględniony jest firmowy model biznesowy klienta oraz aktualne praktyki rynkowe.
Wnioski z audytu są przedstawiane w formie raportu z rekomendowanymi zmianami.

Ochrona Sygnalistów - nowe obowiązki pracodawców

W dniu 24 czerwca br. w Dzienniku Ustaw opublikowana została ustawa o ochronie sygnalistów, która implementuje do polskiego prawa dyrektywę w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa UE. Nowe przepisy zaczną obowiązywać już od 25 września br. Tysiące firm i jednostek publicznych mają więc tylko 3 miesiące na przygotowanie kanałów zgłoszeń naruszeń i opracowanie nowych procedur. Ustawa o sygnalistach, to ważny akt prawny mający na celu ochronę osób, które decydują się na ujawnienie nieprawidłowości, przestępstw lub innych naruszeń prawa w miejscu pracy.

Zakres usług

Kto ma obowiązek wdrożyć przepisy o ochronie sygnalistów?

podmioty prawne, działające w sektorze publicznym,
podmioty prawne działające w sektorze prywatnym w których pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób według stanu na 1.01. i 1.07 danego roku,
podmioty obowiązane wymienione w art. 1. ustawy AML oraz Dyrektywie UE 2019/1937- załącznik część II B art.2 ust.1 lit. a – nie zależnie od ilości osób wykonujących pracę na ich rzecz. Przykłady: banki, zakłady ubezpieczeń, brokerzy i agenci ubezpieczeniowi, domy maklerskie, fundusze inwestycyjne, firmy pożyczkowe, kantory, SKOKI, biura rachunkowe, firmy audytorskie, biegli rewidenci, notariusze, pośrednicy nieruchomości, przewoźnicy czy podmioty związane z gospodarką odpadami i emisją gazów cieplarnianych itd.

Najważniejsze działania jakie należy wykonać:

Przyjęcie procedury zgłoszeń wewnętrznych – prawidłowa dokumentacja,
Zapewnienie ochrony sygnalistom,
Stworzenie wewnętrznych kanałów zgłoszeniowych,
Podjęcie decyzji czy przyjmowane będą zgłoszenia anonimowe,
Wybór odpowiednich osób i zorganizowanie procesu obsługi zgłoszeń,
Podejmowanie działań następczych i prowadzenie postępowań wyjaśniających w ramach reakcji na otrzymane zgłoszenie – jedno z najważniejszych i najtrudniejszych zadań osób odpowiedzialnych za system whistleblowingu.
Przygotowanie wykazu działań mających wpływ na zmianę mentalności pracowników w ocenie dokonywanych zgłoszeń.

Dla każdej firmy będzie to nie lada wyzwanie, ale szczególnie dla tych, które nie zatrudniają na stałe prawników, czy compliance oficerów.

Sankcje za brak wdrożenia przepisów nie ograniczają się tylko do nałożenia grzywny, ale przewidują również karę pozbawienia wolności 2-3 lat.

Zakres proponowanej usługi

Opracowanie i pomoc we wdrożeniu niezbędnej dokumentacji: procedury, rejestry czy instrukcje postępowania,
Pomoc w wyborze bezpiecznego kanału zgłoszeniowego dla sygnalistów,
Szkolenia dla pracowników i dla osób wyznaczonych do obsługi zgłoszeń,
Wdrożenie zmian w dokumentacji RODO : RCP, analiza ryzyka i DPIA, klauzule informacyjne,

Czas realizacji usługi

Zależy od wielkości podmiotu, specyfiki działania i rodzaju usługi. W przypadku MŚP – do 14 dni.

Pracodawcy, zanim podejmiecie jakieś działania, kupicie procedurę czy podpiszecie umowę z dostawcą platform zgłoszeniowych – zamówcie szkolenie i porozmawiajcie ze specjalistami, bo warto się dowiedzieć czego tak naprawdę potrzebujecie.

Co wyróżnia Biuro pit4?

Stabilność usług

Oferujemy długotrwałą współpracę. Doświadczenie pokazuje, że właściciele firm mogą lepiej skupić się na biznesie, jeżeli wiedzą, że ich księgowość jest prowadzona rzetelnie i profesjonalnie. Rozumiemy przedsiębiorców, więc zadbamy o to, byś bez stresu mógł zajmować się rozwojem firmy.

Wykfalifikowany zespół

Gwarantujemy kompleksową obsługę księgową na najwyższym poziomie. Rozwijamy się i podążamy za trendami w branży. Stale szukamy najlepszych rozwiązań. Czuwamy, by klient był na bieżąco z aktualnymi zmianami w przepisach. Możesz zaufać naszej wiedzy i przekazać nam swoje finanse.

Profesjonalne doradztwo

Z uwagi na ograniczenia czasowe czy budżetowe – firmy nie zawsze dysponują personelem biegłym w sprawach księgowych. Wówczas konieczna okazuje się pomoc biura pit4. Służymy pomocą w zakładaniu i prowadzeniu firmy. Korzystanie z naszych usług pozwoli ci oszczędzać czas. Z pewnością docenisz wysoką jakość naszych usług.

Podejście do klienta

Mamy indywidualne i kreatywne podejście do każdego z naszych klientów, które oparte jest na wzajemnym zaufaniu. Przekonasz się, że warto z nami współpracować.

Stała stawka

Oferujemy obsługę w rozsądnej i stabilnej cenie. Będąc naszym klientem, możesz planować wydatki bez zaskoczeń.

Dogodna lokalizacja

Biuro pit4 mieści się w centrum miasta, co pozwala w krótkim czasie zorganizować spotkanie biznesowe. Szybko dotrzesz do naszej siedziby, by dostarczyć dokumenty i faktury.